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审计“黑话”正解

2015-02-12 11:49来源:《会计师世界》打印订阅
[导读]吴卫军老师是一位很受人尊重的会计师。在他多年的事务所合伙人生涯中,练就了其温文尔雅、幽默风趣的人格魅力,并利用繁忙的碎片时间写下了很多细腻丰富的优秀文章,本刊有幸为其开设专栏分期和大家分享。本期吴卫军老师和我们谈谈会计师事务所内的审计“黑话”。

吴卫军1

  如今一代的年轻同事们,比起我当年要有创意得多,大胆得多。很多审计工作中的行话、术语和工作现象,经过他们的消化和加工,竟变得更加活泼生动了。然而,也有一些行话、术语和工作现象,经过一些同事的再创造,就变得不是味道了。用时下流行的说法,就是被“黑”了。作为一名过来人,我觉得有责任为过去一段时间在网络上看到的一些被“调侃”的审计公司的专用词汇,结合普华永道的情况和实例,作一些说明。希望读者在进一步了解审计行业的同时,对审计行业的专业操守和价值观及会计师事务所的企业文化有所认识。

  “小黑会”并不“黑”

  网络上流传的所谓的“小黑会”,其实指的是评价员工绩效的年度评审委员会会议(the Meeting of Annual Review Committee,ARC会议)。“四大”会计师事务所都有类似的员工绩效评价机制,由较高级别的同事聚集在一起,给较低级别的同事打分,决定他们的绩效评价、岗位升迁和工资涨幅。在普华永道,有合伙人层面的ARC会议,负责给高级经理和经理打分;还有高级经理和经理层面的ARC会议,负责给高级职员和初级职员打分。

  这个会议的参会者仅限于有权决定综合排序和打分的人。例如给高级经理和经理打分的ARC,仅限于合伙人参加;而给高级职员和初级职员打分的ARC,仅限于高级经理和经理参加。换句话说,被排序和打分的人是不能参与会议的。也正是因为如此,有的同事把这场重要的闭门会议戏称为“小黑会”。

  ARC会议这个机制的设立是为了**程度地保障公平和透明的评分环境。概括来说,普华永道每名初级职员和高级职员的评分指标,主要包括参与项目的工作小时数(chargeable hours)、注册会计师考试的通过门数和个人在项目上的工作表现的评分等三类。也包括下级对上级的评分(upward feedback)和同级员工互相间的评分(peer review)。所以说我们的评分标准绝大部分都是能够量化的,同事之间是可以相互比较的。另外,在决定晋升一位同事时,也会考虑同事的能力、心态和是否有足够的准备应对下一阶段工作的挑战。

  说到绩效评分,就必须要提一下普华永道的教练制度(Coaching arrangement),简单而言,就是以配对的方式,安排职位较高的同事成为职位较低的同事的教练(coach)。通常是合伙人和总监级别会出任高级经理和经理的教练,而高级经理和经理则会担任初级职员和高级职员的教练。

  在教练制度中,职位较低者,也就是接受指导的同事被称为学徒(coachee)。教练和学徒的关系贯穿日常工作的每一个方面,包括业务上的指导和职业规划上的分享。每年年初教练和学徒都要一起讨论并制定学徒未来一年的工作目标和方向,年末双方也会一起审视过去一年是否达标及如何改进。绩效评价很大程度取决于学徒有否达成年初制定的目标。

  回到“小黑会”的话题,一个员工平时是否按时填报工作时间表(timesheet)、是否按时完成培训、是否迟到早退、着装是否符合公司要求等,都会给人留下正面或负面的印象,都可以被统计和记录下来。这些指标虽然只是显示你工作态度的小细节,但潜移默化地也会影响打分者对你的看法,或者直接被量化进行比较。

  如果某位同事觉得评分不公,公司也是有渠道让相关同事向合伙人反映的。由此可见,所谓的“小黑会”虽然是少数人参与的会议,但讨论过程和评定准则都是有据可依的。

  可能大家还不知道,每个合伙人的业绩也是按照上述同样的程序被评估考核的。一般按担任合伙人的年限划分,前三年一档,三至五年一档,五至九年一档,九年以上一档,由各业务条线的执行委员会评估。执行委员会成员的业绩由管理委员会评估,管理委员会成员的业绩由首席合伙人评估,首席合伙人的业绩由合伙人董事会评估。由此看来,这个“小黑会”是“黑”到顶了。

  要“实掐”,不要“吃掉时间”

  在会计师事务所,每个专业人员都要按照自己的实际工作时间,通常以每半个小时为单位,填写工作时间表。例如,审计团队成员填写自己的工作时间表,汇总起来就成了项目成本核算的一个重要组成部分,是我们决定向客户收取多少审计费的依据。

  网络上一直以来的说法是,为了控制项目成本,合伙人和经理经常会用各种暗示明示手段要求职员少填一些工作小时。这种填报工作时间少于实际工作时间、苦水往肚子里咽的情况就被称为“吃掉时间(eating hours)”。与“吃掉时间”相对的则是“如实记录小时数(charge actual hours)”,或叫“实掐”,顾名思义也就是按照实际情况填报工作时间。

  的确,有些项目存在“吃掉时间”的情况。但需要强调的是,普华永道的合伙人对待这种情况的态度是坚定的,我们反对并致力于杜绝吃掉时间的做法,鼓励所有项目都如实记录工作时间。

  事实上,“吃掉时间”对我们的业务并没有帮助。我们需要记录员工在项目上实际所花的时间,这对我们日后跟客户商议费用是很重要的。合伙人和经理们应该充分明白“吃掉时间”不会为公司带来任何实际的好处。

  “吃掉时间”一直是普华永道重点处理的议题。过去几年,在忙季来临前,我们陆续推行了一些实际可行的建议,包括:1)设立专门机制,让大家通过内部网页匿名举报“吃掉时间”的情况;2)由独立人士进行随机抽样调查,监察eating hours情况;3)定义哪些是或不是计费(chargeable)的工作,并专门设置另一组计费代码(charge codes),以记录特定的非计费(non chargeable)工作时间;4)建议所有同事及时记录完成工作的实际时间,不给事后按预算调整工作时间表留下空间。

  在合伙人的层面,我们也敦促他们:1)在项目启动会议上讨论审计策略并强调不允许“吃掉时间”的宗旨;2)参与审计工作盘点会议(taking stock meeting)及实地考察;3)和项目团队开放讨论每项工作需要的时间;4)在必要时带头重新审视时间预算。

  我们是为客户提供服务的专业公司,传统上我们向客户的收费包括:时间费用和代垫费用(out of pocket expenses)。比如说,我们加班或出差的费用,如果是为了服务客户所花费的,我们要向客户收费,因为我们是为客户完成项目而要加班的,是受客户委托执行出差任务的。所以,与如实记录工作时间——“实掐”同样重要的还包括如实记录和报销费用。如实记录和报销代垫费用不仅是正确反映项目成本的需要,而且也是对会计师坚守诚实本分、不碰红线的要求。

  1996年,我在纽约工作时,得知一位非常聪明能干且活跃的高级职员被开除,感到十分惊讶。后来一打听,才知道他犯错了。有一次他去客户那里召开一个会议,因时间紧急,把车停在了违章停车的地方。结果,车辆被警方拖走了,他遭受了经济损失(罚款+拖车费用)。我们聪明的同事把这张罚款票据放在公司报销,并准备向客户收取“automobile relocation expense”——汽车搬迁费用。可想而知,我们的**没有欣赏他的幽默。他被公司即时开除,因为公司的原则是我们不承担违章罚款,客户也不应该承担。

  不能“放飞机”

  我的印象中“放飞机”这个词汇最早源自港台,在日常生活中一般与“爽约”是同一个意思,也就是没有按照事前的约定赴约,或没有兑现承诺。

  在审计工作中,“放飞机”通常被用来形容项目团队“偷工减料”,没有严格按照审计流程办事,或在一些程序上流于形式、走过场,甚至在底稿上记录一些没有实际执行的审计程序。

  从我个人的工作经历来说,我在普华永道任职的二十五年,从来没有人要求过我为了效率而牺牲质量。前辈叮嘱我最多的,是质量和诚信。审计工作底稿记录我们工作的凭据,确保我们的文档准确地反映和描述我们工作的实际内容,并作为我们所给出的审计意见的依据。如实记录我们的工作程序和判断是每一个专业人员的基本责任,也是普华永道对资本市场信心保障的承诺的根基。

  另外,工作底稿不仅记录我们的工作和达成审计意见的思考过程,更重要的是在法庭上要站得住脚。如果我们在工作中“放飞机”,那便是罔顾职业道德,日后在法庭上就没办法立足了。

  审计工作底稿的另一个作用是为下一年的员工提供有效的工作基础,即累积审计经验和知识(cumulative audit knowledge and experiences)。我带过一位审计职员,她加入普华永道前曾担任过六年儿科医生。我问她,做审计和当医生有什么不同?她说,还是相同的地方多。医生写病历,要记录下对病情的判断,给出医疗方案,并且要让下一个医生看得懂。医生也不能为了一个专业诊断,要让病人做个检查,收了费但是没有让病人去做检查,放飞机。

  “小朋友”、“毕业生”和“校友”

  普华永道是一个在全球拥有近18万人的专业网络,相当于一个小社会。处于不同发展阶段的同事,除了级别和工作性质的差异,称谓也各有特色。

  例如,刚入职的初级职员(associate)因为刚刚加入这个行业会被叫做“小朋友(freshman)”,这个称谓一般会持续到第三年,即升到需要带队的高级职员(senior associate)时才会被摘掉,以显示我们的职员已经初步成长为一名合格的审计师了。有同事专门在我的微博上留言,称他不喜欢被叫作小朋友。我觉得做小朋友很好,大家知道你在学习的成长阶段,都愿意帮你一把。

  不要小看“associate”这个字。这个字的原意包括学徒的概念,起源于英国。在英国,许多职业,无论是石匠、木匠、律师和会计师,在传统上都是以合伙形式组织执业,以“师傅带徒弟”的培训方式向客户提供服务并进行职业培训。很多公司的名字是以师傅的姓和徒弟的班子命名的。比如,去西天取经的唐僧的队伍可以叫做Tang & Associates,即唐僧和他的徒弟们的公司。孙悟空、猪八戒和沙和尚都是唐僧的Associates。我们招收学生进公司,是招了这些学生做“学徒”,让学徒可以拜师学艺,而学徒的一个最重要的责任是和师傅一起服务客户,维护这家公司的品牌,因为今天的学徒是明天事业的承继人。

  每一个升任为合伙人的同事,会被称为当年的“毕业生”。例如,我在2002年升任合伙人,是普华永道2002届的毕业生(Class of 2002)。从这个称谓可以看出,合伙人并不是职业生涯的终点,而是一个新的起点,在成为合伙人之前都是学生,是在学习、接受培训和累积工作经验。

  曾经在普华永道工作过、现已离职的人,则被称为“校友(Alumni)”。每年公司都会专门组织活动,邀请校友们回来叙旧。我们留在普华永道这所学校里的同事,无论是毕业“留校任教”的或是还没有毕业的“同学”,与校友相见,感觉分外亲切。因为我们有共同语言,一起做过学徒,一起奋斗过。离开PwC出去奋斗的同学都是非常优秀的。所以我们戏称普华永道“Train the best, keep the rest”-培养了**的,剩余的留下了。

吴卫军

  个人简介

  1966年出生于浙江桐庐。毕业于浙江工商大学,获会计学学士学位。后就读于对外经济贸易大学国际工商管理系,获会计学硕士学位。1992年获ACCA资格,成为中国大陆ACCA第一人。

  1989年加入普华永道会计师事务所,2002年晋升为普华永道会计师事务所合伙人,并于2011年先后担任普华永道北京主管合伙人及普华永道香港/中国管理委员会委员。

  2002年参与并**设计了适合中国国情的“银行改革路线图”,在公司治理、财务报告和资本重组三大领域,为深化银行改革提供蓝图。

  2004年开始担任ACCA的全球理事,成为36名委员中第一位来自中国内地的人士。

  2003年至2006年间,吴先生作为主要合伙人之一成功**了中国银行股份有限公司的财务重组、改制、引进战略投资者和上市审计项目。

  2011年,吴先生**了中国邮政储蓄银行的股份制改制审计项目,并协助中国邮政储蓄银行完成了股份制改造。

( 责编:kasim )
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